Главная Образование Нормативно-правовые акты Адм. регламенты Административный регламент по исполнению государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия»

Административный регламент по исполнению государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия»

    Оценить
    (0 голоса)

    По интересующимся вопросам обращаться в Отдел по делам архивов МОКиН РК
    тел. 8(84722)40424, 8(84722)40931

    Административный регламент Министерства образования,
    культуры и науки Республики Калмыкия по исполнению государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия»

    1. Настоящий Административный регламент Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по исполнению государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия (далее – Регламент),  определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) по исполнению государственной функции по ведению Государственного реестра (далее – государственная функция), а также устанавливает порядок включения документов в Государственный реестр при предоставления государственной функции.
    2. Государственную функцию исполняет Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия (далее – Министерство) при участии государственных архивов, музеев, библиотек, организаций Российской академии наук.
    3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
    - Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст.4169);
    - Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» («Российская газета» от 22 июня 2004 г. № 130, Собрание законодательства Российской Федерации от 21 июня 2004 г. № 25 ст. 2572);
    - Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);
    - Приказ Федерального архивного агентства от 20.07.2010 № 54 «Об ут-верждении Регламента Федерального архивного агентства», зарегистрирован в Минюсте России 30.09.2010 № 18592. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 ноября 2010 г. № 45);
    - Закон Республики Калмыкия от 07.07.1997. № 76-I-З «Об Архивном фонде Республики Калмыкия и архивах» (газета «Хальмг Унн» от 30 июня 2010 г. № 113-114);
    - постановление Правительства Республики Калмыкия от 30.07.2001. № 214 «О Государственном реестре уникальных и особо ценных документах Ар-хивного фонда Республики Калмыкия».
    4. Предметом государственного контроля (надзора) является пополнение Государственного реестра вновь выявленных уникальных  и особо ценных архивных документов, поддержание его в актуальном и достоверном состоянии. Государственный контроль (надзор) осуществляют должностные лица Министерства.
    5. Должностные лица Министерства обеспечивают исполнение государственной функции путем подготовки материалов о включении документов в Государственный реестр на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Министерства (далее - ЭПК) и регистрации уникальных и особо ценных документов в Государственном реестре.
    6. Государственные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук имеют право:
    - представлять предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов;
    - специально уполномоченное Министерством казенное учреждение «Го-сударственный архив электронной документации» (далее – КУ РК «ГАЭД») вести электронную базу данных «Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия».

    II. Требования к порядку исполнения государственной
    функции
    8. Порядок информирования об исполнении государственной функции:
    Место нахождения Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия:  358000, г.Элиста, ул.Пушкина, 18
    График (режим) работы Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: понедельник – пятница - с 9.00 до 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);
    Телефоны справочной службы Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: 8(84722) 4-04-24, (84722) 4-09-31, факс:  8(84722) 4-04-24
    Информация о порядке предоставления государственной функции размещается на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия в сети Интернет (mon-rk.ru) на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru), в средствах массовой информации и информационных материалах (брошюрах, буклетах), а также предоставляется непосредственно государственными гражданскими служащими Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.
    Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:
    по телефону;
    по письменным обращениям;
    по электронной почте;
    при личном обращении граждан.
    Информирование по телефону осуществляется непосредственно сотруд-никами Министерства в соответствии с графиком работы настоящего Регламента.
    Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефон-ный звонок, и наименование отдела.
    При ответах на телефонные звонки сотрудники подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информируют заинтересованное лицо по интересующим его вопросам.
    Самостоятельная передача письменных обращений в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия осуществляется по адресу: отдел по делам архивов Министерства, каб. № 7.
    Письменное обращение с доставкой по почте направляется по почтовому адресу Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: 358000, г.Элиста, ул.Пушкина, 18.
    Обращение в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия в форме электронного сообщения направляется в виде запроса в произвольной форме, заполненного на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия mon-rk.ru.
    Обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и Отдела по делам архивов Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия – mon-rk.ru и Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра. .
    Информирование или консультация при личном обращении осуществля-ется сотрудниками Министерства, ответственными за данное направление дея-тельности, на рабочем месте в соответствии с графиком работы Министерства.
    Ответственный сотрудник обязан принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответственный за прием, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации заинтересованному лицу для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения государственной функции. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
    Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.
    9. Государственная функция  исполняется бесплатно.
    10. Сроки исполнения государственной функции - в течение 6 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Министерство.

    III. Административные процедуры

    11. Исполнение государственной функции включает в себя осущест-вление следующих административных процедур:
    - решение ЭПК о включении уникального и особо ценного документа в Государственный реестр, подписанное председателем ЭПК и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК Руководителем Министерства.
    12. Административная процедура по ведению Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия включает в себя следующие административные  действия
    - включение уникальных  и особо ценных документов в Государственный реестр;
    - регистрация уникальных  и особо ценных документов в Го-сударственный реестр
    - внесение изменений в Государственный реестр.
    Блок-схема исполнения государственной функции представлена в прило-жении к настоящему Административному регламенту.
    13. Включение уникальных  и особо ценных документов в Государствен-ный реестр
    13.1. Для включения документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября Заявители представляют в Министерство с сопроводительным письмом следующие документы:
    - Лист учета и описания уникального и особо ценного документа на бу-мажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком проведения этой работы (Приложение № 2);
    - экспертные заключения об уникальности и особой ценности документа (не менее двух).
    13.2. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник структурного подразделения Министерства, обеспечивающего прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
    13.3. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Министерства, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение ЭПК. После вынесения резолюции документы передаются должностным лицам Министерства.
    13.4. Должностные лица Министерства определяет сотрудника подразделения (далее - исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЭПК, и передает документы секретарю ЭПК.
    13.5. Секретарь ЭПК совместно с исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рас-смотрение ЭПК.
    При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.
    Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес Министерства необходимые и правильно оформленные до-кументы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в выпол-нении государственной функции Министерства и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.
    13.6. Секретарь ЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и включает рассмотрение вопроса о включении уникаль-ных и особо ценных архивных документов в Государственный реестр в план работы ЭПК, после чего передает документы исполнителю.
    13.7. Исполнитель организует экспертизу членами ЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных и особо ценных архивных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр.               В качестве экспертов могут выступать сотрудники государственных архивов и других заинтересованных органов и организаций.
    13.8. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЭПК или его заместителем, но не может превышать более трех недель.
    12.9. Заключения экспертов поступают в Министерство и передаются секретарю ЭПК.
    13.10. Секретарь ЭПК регистрирует их в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и передает исполнителю.
    13.11. Исполнитель с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных и особо ценных архивных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЭПК и представляет их должностному лицу Министерства для визирования.
    13.12. Должностное лицо Министерства визирует и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.
    13.13. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются председателю ЭПК, членам ЭПК, экспертам не позднее, чем за 7 дней до заседания.
    13.14. Рассмотрение предложений Заявителей о включении документов в Государственный реестр осуществляется в соответствии с порядком работы ЭПК.
    13.15. Протокол и решение ЭПК о включении документов в Государственный реестр подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, утверждается должностным лицом Министерства.
    Решение заверяется гербовой печатью.
    14. Регистрация документов в Государственном реестре
    14.1. Исполнитель:
    - на основании решения ЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, про-ставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального  и особо ценного документа на бумажном носителе и в электронном виде;
    - направляет Заявителю выписку из протокола заседания ЭПК и один эк-земпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном но-сителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение Заявителя отклонено);
    - формирует листы учета и описания уникальных документов на бу-мажных носителях в дела, которые хранятся у должностного лица Министерства. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Министерства со сроком хранения «Постоянно»;
    - передает в специально уполномоченное Министерством КУ РК «ГАЭД» по акту листы учета и описания уникальных документов с представленными регистрационными номерами по Государственному реестру в электронном виде.
    14.2. Сотрудник специально уполномоченного Министерством КУ РК «ГАЭД» вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов и  архивных фондов Республики Калмыкия».
    15. Внесение изменений в Государственный реестр.
    15.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального и особо ценного архивного документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.
    15.2. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального доку-мента, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.
    15.3. Акты с соответствующим сопроводительным письмом представля-ют в Министерство:
    - государственные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук в отношении находящихся у них на хранении уникальных и особо ценных документов, включенных в Государственный реестр;
    15.4. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Министерства, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, после чего направляются на рассмотрение Руководителю Министерства и с соответствующей резолюцией передаются должностным лицам Министерства.
    15.5. Должностные лица Министерства передают их исполнителю.
    15.6. Исполнитель:
    - вносит изменения в соответствующую графу Листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений;
    - передает в специально уполномоченное Министерством республикан-ское государственное учреждение ГАЭД РК акт о внесении изменений и до-полнений в Лист учета и описания уникального и особо ценного документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером.
    15.7. Сотрудник специально уполномоченного Министерством республиканское государственное учреждение КУ РК «ГАЭД» вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия», после чего передает акты в должностным лицам Министерства.
    15.8. Исполнитель формирует акты в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру дел Министерства как переходящее со сроком хранения «Постоянно».
    IV. Порядок и формы контроля за  исполнением
    государственной функции
    16. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и испол-нением ответственными должностными лицами Министерства положений Ад-министративного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений ответственными лицами.
    16.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами Министерства положений настоящего Административного регламента, а также за принятием решений должностными лицами Министерства осуществляет руководитель.
    15.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется путем проведения руководителем Министерства анализа годовых отчетов.
    16.3. Внеплановые проверки за полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется руководителем Министерства по результатам текущего контроля.
    Основанием проведения внеплановой проверки являются жалобы и обращения, поступающие в Министерство.
    16.4. Результаты проверок оформляются справкой, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
    17. Ответственность органа государственного контроля, их должностных лиц при исполнении государственной функции.
    17.1. Должностные лица, осуществляющие деятельность по исполнению государственной функции, несут персональную ответственность за сроки и по-рядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.
    Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями действующего законодательства.
    V.  Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих

    18. Порядок досудебного обжалования действий (бездействия) должностных лиц Министерства, а также принимаемых ими решения при исполнении государственной функции.
    18.1. Юридические лица, направившие в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия информацию, являющуюся основанием для проведения внеплановых проверок имеют право обжаловать в досудебном порядке действия (бездействие) должностных лиц Министерства и принятые ими решения в ходе исполнения государственной функции руководителю Министерства.
    18.2. Предметом досудебного обжалования могут являться нарушения положений настоящего Административного регламента.
    18.3. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является направление заинтересованным лицом жалобы на действия (бездействия) должностных лиц Министерства руководителю Министерства.
    18.4. Если в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
    Если в жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
    Жалобу, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выра-жения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц Министерства, а также членов их семей, руководитель Министерства вправе оставить без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
    Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, ее направившему, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
    Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель (заместитель руководителя) Министерства вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в одно и то же учреждение (орган) или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.
    Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
    Если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь обратиться с жалобой в Министерство.
    18.5. Заинтересованное лицо может получить информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения письменной жалобы, в Мини-стерство.
    18.6. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации. В соответствии с действующим законодательством руководитель Министерства вправе продлить срок рассмотрения жалобы, но не более чем на 30 дней, уведомив об этом заинтересованное лицо.
    18.7. Обращение заинтересованного лица, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.
    18.8. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о выполнении действий по исполнению государственной функции в полном объеме и применении мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента, которые повлекли жалобу заинтересованного лица.
    18.9. Результатом досудебного обжалования является рассмотрение всех поставленных в жалобах вопросов, принятие необходимых мер и направление письменных ответов (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобах вопросов.
    19. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции.
    19.1. В случае если, по мнению заинтересованного лица, решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия (бездействие) должностных лиц Министерства нарушают его права и законные интересы, заинтересованное лицо вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.


    Скачать документ полностью вместе с приложениями Вы можете по нижеприведенной ссылке

    Дополнительная информация

    • Скачать: