Главная Архивное дело Регламенты Административный регламент по осуществлению координации и регулирования деятельности государственных архивных учреждений РК

Административный регламент по осуществлению координации и регулирования деятельности государственных архивных учреждений РК

Оценить
(0 голоса)

УТВЕРЖДЕН
Приказом Министерства образования,
культуры и науки Республики Калмыкия
«___»_______________2010 г. №____

Административный регламент Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по исполнению государственной функции
по осуществлению координации и регулирования деятельности
государственных архивных учреждений Республики Калмыкия, находящихся в ведомственном подчинении Министерства

I. Общие положения

1. Административный регламент Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия (далее – Министерство) по исполнению государственной функции по осуществлению координации и регулирования деятельности государственных архивных учреждений Республики Калмыкия, находящихся в ведомственном подчинении Министерства (далее - Административный регламент), разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, эффективности управления и результатов деятельности государственных учреждений Республики Калмыкия, находящихся в ведомственном подчинении Министерства, и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении государственной функции.

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
- Бюджетным кодексом Российской Федерации;
- Законом Республики Калмыкия «Об Архивном фонде Республики Калмыкия и архивах» от 07.07 1997 г. № 76-I-З;
- Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11;
- Приказом Федерального архивного агентства от 12.10.2006 г. № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20… год».

3. Координация и регулирование деятельности государственных архивных учреждений: ГУ «Национальный архив Республики Калмыкия», ГУ «Государственный архив документов по личному составу Республики Калмыкия» и ГУ «Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия» (далее - государственные архивы Республики Калмыкия) осуществляются Министерством.

4. Должностными лицами, обладающими полномочиями исполнять государственную функцию координации и регулирования деятельности государственных архивов Республики Калмыкия, являются Министр образования, культуры и науки РК, а также в соответствии с должностными регламентами:
- заместитель министра;
- начальник отдела по делам архивов;
- ведущий специалист по делам архивов;
- старший специалист 1 разряда по делам архивов.

5. В целях координации и регулирования деятельности государственных архивов Республики Калмыкия Министерство осуществляет следующие полномочия:
- утверждает положения государственных архивов Республики Калмыкия;
- определяет в пределах своей компетенции структуру государственных архивов Республики Калмыкия;
- назначает на должность и освобождает от должности директоров государственных архивов Республики Калмыкия, а также согласовывает прием на работу заместителей директора и главных бухгалтеров;
- заключает, изменяет и расторгает трудовые договоры с директорами государственных архивов Республики Калмыкия, а также согласовывает заключение, изменение и прекращение трудовых договоров с заместителями директора и главными бухгалтерами;
- применяет меры поощрения и дисциплинарного взыскания к директорам государственных архивов Республики Калмыкия;
- согласовывает период использования отпуска директорам государственных архивов Республики Калмыкия;
- принимает решение о премировании директоров государственных архивов Республики Калмыкия;
- ведет и хранит трудовые книжки директоров государственных архивов Республики Калмыкия;
- осуществляет методическое обеспечение деятельности государственных архивов Республики Калмыкия;
- организует подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников государственных архивов Республики Калмыкия;
- организует проведение аттестации работников государственных архивов Республики Калмыкия;
- согласовывает предложения директоров государственных архивов Республики Калмыкия о представлении работников к присвоению почетных званий, награждению государственными наградами Российской Федерации и Республики Калмыкия, ведомственными наградами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и Министерства;
- осуществляет комплексный анализ состояния и тенденций развития системы государственных архивов Республики Калмыкия;
- организует работу по развитию системы платных услуг в государственных архивах Республики Калмыкия;
- утверждает бухгалтерскую отчетность, отчеты о деятельности государственных архивов Республики Калмыкия;
- выступает страхователем имущества и ответственности государственных архивов Республики Калмыкия;
- осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Калмыкия.

6. Министерство осуществляет координацию и регулирование деятельности государственных архивов по следующим направлениям:
- организация деятельности государственных архивов Республики Калмыкия;
- планирование деятельности государственных архивов Республики Калмыкия;
- составление отчетов и информационно-аналитическая деятельность;
- составление паспорта государственных архивов;
-составление сведений о состоянии хранения документов в учреждениях, организациях-источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря отчетного года;
- проведение проверок деятельности государственных архивов Республики Калмыкия;
- финансово-хозяйственная деятельность;
- работа с кадровым составом.

 

II. Административные процедуры
2.1. Организация деятельности государственных архивов Республики Калмыкия

7. Юридическими фактами, являющимися основанием для осуществления мероприятий по организации деятельности государственных архивов Республики Калмыкия, являются:
- принятие Министром решения о необходимости образования, реорганизации и ликвидации государственных архивов, внесении изменений и дополнений в положения государственных архивов Республики Калмыкия; установлении и изменении предельной штатной численности и фонда оплаты труда работников государственных архивов Республики Калмыкия;
- получение поручений Главы Республики Калмыкия, Народного Хурала (Парламента) Республики Калмыкия и Правительства Республики Калмыкия;
- выявление нарушений архивного законодательства в деятельности государственных архивов Республики Калмыкия;
- принятие директором государственного архива Республики Калмыкия решения, противоречащего законодательству Российской Федерации и законодательству Республики Калмыкия, нормативным правовым актам Российской Федерации и Республики Калмыкия;
- ликвидация государственного архива Республики Калмыкия.
8. Решения Министра о необходимости образования, реорганизации и ликвидации государственных архивов, внесении изменений и дополнений в положения государственных архивов Республики Калмыкия; установлении и изменении предельной штатной численности и фонда оплаты труда работников государственных архивов Республики Калмыкия могут подниматься как в инициативном порядке, так и по предложению директоров государственных архивов Республики Калмыкия, оформленных в письменном виде и представленных на рассмотрение Министру в установленном порядке.
9. Поручения Главы Республики Калмыкия, Народного Хурала (Парламента) Республики Калмыкия и Правительства Республики Калмыкия поступают в Министерство, как в письменном, так и в устном виде. Во исполнение поручений Главы Республики Калмыкия, Народного Хурала (Парламента) Республики Калмыкия и Правительства Республики Калмыкия Министр может давать как письменные, так и устные поручения директорам, заместителям директоров или начальникам отделов государственных архивов Республики Калмыкия. Данные поручения Министра исполняются в трехдневный срок. Результат исполнения поручений фиксируется в виде проекта письма за подписью Министра, докладной или служебной записки, которые представляются Министру через сотрудника общего отдела.
Контроль исполнения данных поручений осуществляет сотрудник общего отдела в установленном порядке.
10. Нарушения архивного законодательства в деятельности государственных архивов Республики Калмыкия могут быть выявлены в ходе проверок и в ходе оперативного регулирования деятельности государственных архивов Республики Калмыкия.
В случае выявления нарушений архивного законодательства в трехдневный срок издается приказ Министерства об устранении выявленных нарушений. В отдельных случаях возможно применение норм Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

11. В случае принятия директором государственного архива Республики Калмыкия решения, противоречащего законодательству Российской Федерации и законодательству Республики Калмыкия, нормативным правовым актам Российской Федерации и Республики Калмыкия, директор государственного архива по требованию министра в течение двух календарных дней с момента предъявления требования представляет ему объяснительную записку и другие документы или их копии, связанные с принятием данного решения. Контроль за выполнением требования и соблюдением установленного срока его исполнения осуществляет начальник отдела по делам архивов Министерства.
Приказ директора государственного архива, противоречащий законодательству Российской Федерации и законодательству Республики Калмыкия, нормативным правовым актам Российской Федерации и Республики Калмыкия, подлежит отмене директором государственного архива в двухдневный срок после получения письменного требования министра об отмене данного приказа.
Министр вправе в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, применять дисциплинарные взыскания к директору государственного архива.
12. В случае принятия Правительством Республики Калмыкия решения о ликвидации государственного архива Республики Калмыкия, Министерство издает приказ о назначении ликвидационной комиссии и определении государственных архивов, в которые передаются в установленном порядке документы Архивного фонда Республики Калмыкия, других архивных документов и документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированного государственного архива. После завершения процедуры ликвидации министр утверждает ликвидационный баланс.

 

2.2. Планирование деятельности государственных архивов Республики Калмыкия

13. Юридическими фактами, являющимися основанием для планирования, являются:
- рекомендации Федерального архивного агентства о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на ___год и их отчетности за ___год;
- письменное указание Министерства о планировании работы архивных учреждений Республики Калмыкия на __ год и их отчетности за __ год;
- наступление плановой даты 20 июня и 15 декабря для представления полугодовых и годовых планов основных мероприятий.
14. Директора государственных архивов Республики Калмыкия несут ответственность за качество, достоверность представляемых планов работы и соблюдение установленных сроков их представления.
Сотрудники Министерства оказывают государственным архивам Республики Калмыкия необходимую методическую помощь при разработке проектов планов работы.
Начальник отдела Министерства осуществляет контроль за сроками представления соответственно «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год» и планов основных мероприятий.
15. «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год» представляются в печатном и электронном виде с приложениями и в сроки, устанавливаемые в письме министра на основании рекомендаций Федерального архивного агентства.
16. Полугодовые планы основных мероприятий представляются не позднее 20 июня текущего года и 15 декабря года, предшествующего планируемому.
17. «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год», полугодовые планы основных мероприятий представляются на рассмотрение министру с сопроводительным письмом.
Планы регистрируются в общем отделе и поступают на рассмотрение министру. Министр в резолюции определяет должностных лиц и содержание данных им поручений.
18. «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год» с резолюцией министра поступают на рассмотрение в Отдел по делам архивов Министерства (далее – Отдел) для проверки обоснованности включения в планы тех или иных видов работ, а также проверка объемов работ.
Отдел в течение трех календарных дней направляет министру заключение на «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год». Министр принимает окончательное решение о согласовании представленного документа или о направлении его на доработку.
После согласования данного документа министром директорам государственных архивов Республики Калмыкия в двухдневный срок направляется официальное заключение на «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год».
19. После исполнения поручений, указанных в резолюции, «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год», планы основных мероприятий, за подписью министра передаются в общий отдел и подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

2.3. Составление отчетов и информационно-аналитическая деятельность

20. Юридическими фактами, являющимися основанием для составления отчетов являются:
- рекомендации Федерального архивного агентства о планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на ___год и их отчетности за ___год;

- письменное указание Министерства о планировании работы архивных учреждений Республики Калмыкия на __ год и их отчетности за __ год;
- наступление плановой даты 15 января и 15 июля для представления отчетов о выполнении полугодовых и годовых планов основных мероприятий.
21. Директора государственных архивов Республики Калмыкия несут ответственность за качество, достоверность представляемых отчетов о работе.
Сотрудники Отдела оказывают государственным архивам Республики Калмыкия необходимую методическую помощь.
22. «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год» представляются в печатном и электронном виде с приложениями и в сроки, устанавливаемые министром на основании рекомендаций Федерального архивного агентства.
Сведения о наличии дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования государственные архивы Республики Калмыкия представляются ежегодно до 15 декабря отчетного года.
23. Отчеты о выполнении полугодовых планов основных мероприятий представляются не позднее 15 июля текущего года и годовых отчетов к 15 января года, следующего за отчетным.
24. «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год», отчеты о выполнении полугодовых и годовых основных мероприятий, представляются с сопроводительным письмом, регистрируются в общем отделе Министерства в общем порядке и поступают на рассмотрение министру. Министр в резолюции определяет должностных лиц и содержание данных им поручений.
25. Контроль за исполнением поручений и соблюдением установленных сроков их исполнения возлагается на сотрудника общего отдела Министерства.
26. После исполнения поручений, указанных в резолюции, «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20... год», отчеты о выполнении планов основных мероприятий, за подписью министра передаются в общий отдел и подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

2.4. Проведение проверок деятельности государственных архивов
Республики Калмыкия

27. Юридическими фактами, являющимися основаниями для проведения проверок деятельности государственных архивов Республики Калмыкия, являются:
- непосредственное обнаружение должностными лицами Министерства фактов, указывающих на наличие нарушений архивного законодательства и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее -Правила);
- поступившие из государственных органов, органов местного самоуправления, от иных организаций документы, содержащие данные, указывающие на наличие нарушений архивного законодательств и Правил;
- сообщения и заявления физических и юридических лиц, а также сообщения в средствах массовой информации, содержащие данные, указывающие на наличие нарушений архивного законодательств и Правил;
- приказы министра;
- принятие решения о проведении контрольной проверки за устранением ранее выявленных нарушений в установленной сфере деятельности.
28. Проверки деятельности государственных архивов Республики Калмыкия осуществляются как в плановом, так и во внеплановом порядке.
29. Плановые проверки деятельности государственных архивов Республики Калмыкия осуществляются должностными лицами структурных подразделений Министерства на основании плана основных мероприятий Министерства на месяц, формируемого в соответствии с планом основных мероприятий на полугодие.
В случае включения в планы основных мероприятий проведения проверок деятельности государственных архивов Республики Калмыкия выписки из планов доводятся до сведения директора государственного архива, деятельность которого подлежит проверке.
30. План проведения проверки и состав комиссии утверждаются приказом Министерства и в день подписания приказа доводятся до сведения директора государственного архива Республики Калмыкия под роспись.
31. Результаты проведения плановых проверок фиксируются должностными лицами структурных подразделений Министерства в справках по результатам проверок. Справка составляется в течение десяти календарных дней после окончания проверки в двух экземплярах и состоит из вводной и описательной частей.
Вводная часть справки должна содержать следующую информацию:
- должности, фамилии, инициалы должностных лиц Министерства, проводивших проверку;
- фамилия, инициалы и должность представителя государственного архива Республики Калмыкия, присутствовавшего при проведении проверки;
- основание проведения проверки;
- дата, время и место проведения проверки;
- полное наименование проверяемого государственного архива Республики Калмыкия или его структурного подразделения;
Описательная часть должна содержать информацию о результатах проведенной проверки, выявленных нарушениях законодательства в установленной сфере деятельности, о должностных лицах, на которых возлагается ответственность за совершение выявленных нарушений.
К справке прилагаются документы или их копии, связанные с результатами проверки.
Справка представляется на рассмотрение министру. При необходимости министр запрашивает объяснения директоров государственных архивов Республики Калмыкия и должностных лиц, на которых возлагается ответственность за нарушение установленных требований.
По результатам проверок может быть издан приказ Министерства.
32. Внеплановые проверки проводятся в случаях:
- контроля исполнения распоряжений и указаний об устранении выявленных нарушений;
- обращений граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) должностных лиц и сотрудников государственных архивов Республики Калмыкия.
33. При проведении внеплановых проверок выполняются административные процедуры, аналогичные тем, которые выполняются при проведении плановых проверок. При проведении внеплановых проверок состав комиссии и план проверки определяются в резолюции Министра.

2.5. Финансово-хозяйственная деятельность

34. Юридическими фактами, являющимися основанием для планирования финансовой деятельности и предоставления отчетности являются:
- уведомления Министерства о бюджетной росписи;
- письма Министерства о сроках предоставления бюджетной отчетности;
- письма государственных архивов Республики Калмыкия, содержащие информацию о финансовой деятельности.
35. Директора государственных архивов Республики Калмыкия несут ответственность за качество и достоверность представленных сведений.
36. Министерство после получения бюджетной росписи от главного распорядителя бюджетных средств (Министерство финансов Республики Калмыкия) в течение трех рабочих дней доводит показатели указанной росписи до государственных архивов Республики Калмыкия. Доведение показателей бюджетной росписи осуществляется в форме уведомлений о бюджетных ассигнованиях на период действия утвержденного бюджета.
В течение трех рабочих дней со дня получения уведомления о бюджетных ассигнованиях государственные архивы Республики Калмыкия обязаны составить и представить на утверждение в Министерство бюджетную смету.
К бюджетной смете государственные архивы Республики Калмыкия прилагают:
а) по бюджетным средствам:

- копию штатного расписания;
- расчет средств на оплату товаров, работ и услуг в разрезе показателей бюджетной классификации Российской Федерации;

б) по внебюджетным средствам:
- расчет средств на оплату товаров, работ и услуг в разрезе показателей бюджетной классификации Российской Федерации;

37. Для планирования объемов финансирования расходов государственные архивы Республики Калмыкия не позднее десятого числа месяца, предшествующего периоду финансирования, направляют в Министерство заявку на лимиты бюджетных обязательств в разрезе показателей бюджетной классификации Российской Федерации по установленной форме.

38. При необходимости внесения изменений в бюджетную роспись и лимиты бюджетных обязательств государственные архивы Республики Калмыкия направляют в Министерство письменную заявку с указанием причин изменения и представляют подробный расчет денежных средств на оплату товаров, работ и услуг в разрезе показателей бюджетной классификации Российской Федерации. Министерство рассматривает письменную заявку в течение трех рабочих дней с момента регистрации письменной заявки в общем отделе Министерства. При необходимости Министерство запрашивает дополнительную информацию.
В течение трех рабочих дней со дня получения уведомления об изменении бюджетных ассигнованиях государственные архивы Республики Калмыкия обязаны составить и представить на утверждение в Министерство уточненную бюджетную смету.

39. Государственные архивы Республики Калмыкия в течение трех рабочих дней после получения подтверждения о поступивших внебюджетных средствах направляют в Министерство Реестр распределения внебюджетных средств на бумажном и электронном носителе по установленной форме.
40. Государственные архивы Республики Калмыкия предоставляют в Министерство бюджетную отчетность в порядке, утвержденном законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия. Бюджетная отчетность представляется на бумажных носителях и в электронном виде. Министерство уведомляет государственные архивы Республики Калмыкия о сроках представления бюджетной отчетности в течение двух рабочих дней с момента регистрации письма Министерства финансов Республики Калмыкия о порядке и сроках предоставления бюджетной отчетности.

 

2.6. Работа с кадровым составом

41. Юридическими фактами, являющимися основанием для проведения работы с кадровым составом, являются:
- назначение на должность или отстранение от должности, а также предоставление ежегодных отпусков директорам государственных архивов;
- назначение на должность или отстранение от должности заместителей директоров и главных бухгалтеров государственных архивов Республики Калмыкия;
- подведение итогов деятельности государственных архивов Республики Калмыкия за прошедший месяц и принятие в связи с этим решения о поощрении директоров государственных архивов;
- выявление случаев нарушения архивного законодательства и Правил;
- поступление предложений директоров государственных архивов о представлении работников к присвоению почетных званий, награждению государственными наградами Российской Федерации, Республики Калмыкия, ведомственными наградами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и Министерства.
42. В соответствии с действующим законодательством и положениями государственных архивов Республики Калмыкия с директорами государственных архивов Республики Калмыкия заключаются срочные трудовые договоры.
43. Ведение личных дел директоров государственных архивов Республики Калмыкия возлагается на отдел правового и кадрового обеспечения Министерства.

44. Министр принимает решение о премировании директоров государственных архивов Республики Калмыкия по результатам работы за месяц, о предоставлении ежегодных отпусков, о поощрении и о наложении дисциплинарного взыскания.
45. Проект приказа Министерства о премировании директоров государственных архивов Республики Калмыкия по результатам работы за месяц готовиться отделом правового и кадрового обеспечения, согласовывается с начальником отдела по делам архивов Министерства и представляется на подпись министру. Копия приказа направляется в государственные архивы Республики Калмыкия.
46. Заявление о предоставлении ежегодного отпуска представляется директором министру не позднее, чем за три недели до планируемого начала отпуска.
Министр в течение не более трех рабочих дней рассматривает заявление и фиксирует принятое решение в резолюции. Заявление с резолюцией в день принятия решения передается в государственный архив. Предоставление ежегодного отпуска директорам государственных архивов оформляется приказами директоров государственных архивов.
47. Директора государственных архивов Республики Калмыкия представляют на рассмотрение министру анкеты кандидатов на должности заместителей директоров и главных бухгалтеров государственных архивов Республики Калмыкия. Министр рассматривает представленные документы, в случае необходимости проводит собеседование с кандидатами и в 7-дневный срок принимает решение о согласовании назначения или об отклонении кандидатуры.
48. Директора государственных архивов Республики Калмыкия направляют письменные мотивированные предложения о представлении работников государственных архивов к присвоению почетных званий, награждению государственными наградами Российской Федерации, Республики Калмыкия, ведомственными наградами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и Министерства.
Предложения о представлении работников государственных архивов к присвоению почетных званий, награждению государственными наградами Российской Федерации, Республики Калмыкия, ведомственными наградами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства направляются в Министерство не менее чем за два месяца до планируемой даты награждения.
Предложения о награждении работников государственных архивов ведомственными наградами Министерства поступают в письменном виде, регистрируются в общем отделе и рассматриваются в Министерстве в течение семи календарных дней после регистрации.
Ответ на поступившие предложения дается в письменном виде и должен быть мотивированным.

 

Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц

49. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Административного регламента Министерства, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- наименование государственного органа, в который направляется жалоба;
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Министр:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
50. Ответ на жалобу подписывается министром. Ответ направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
Письменная жалоба, поступившая в государственный орган, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях министр вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Дополнительная информация