Главная Архивное дело Регламенты Административный регламент по организации поступивших из-за рубежа запросов

Административный регламент по организации поступивших из-за рубежа запросов

Оценить
(0 голоса)

 УТВЕРЖДЕН
Приказом Министерства образования,
культуры и науки Республики Калмыкия
«___»_________________2010 г. №____

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬУРЫ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПИВШИХ ИЗ-ЗА РУБЕЖА ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД»

1.Общие положения.
Наименование государственной услуги

1. Административный регламент Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия (далее – Министерство) по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия (далее - Министерство), а также порядок взаимодействия Министерства с органами государственной власти Республики Калмыкия, республиканскими государственными архивами, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации), при осуществлении предоставления государственной услуги.

Нормативно-правовое регулирование предоставления государственной услуги

2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237); Степным уложением (Конституцией) Республики Калмыкия от 5 апреля 1994 г.; Конвенцией, отменяющей требования легализации официальных иностранных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 3.05.1992, (Бюллетень международных договоров 1993 № 6); Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119 -1 «О присоединении Союза Советских Социа-листических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации официальных иностранных документов», (Ведомости Совета Народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496); Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №43, ст. 4169); Федераль-ным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст.2060); Законом Республики Калмыкия от 07.07.1997 г. № 76-1-З «Об Архивном фонде Республики Калмыкия и архивах»; Указом Президента Республики Калмыкии от 23 сентября 2003 года № 261 «О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Калмыкия»; Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации официальных иностранных документов» (документ официально опубликован не был); Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 № 363 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный № 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 11 от 12.03.2007).

Орган по предоставлению государственной услуги

 3. Предоставление государственной услуги по организации ис-полнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод осуществляет Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия.
Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства осуществляют: Министерство, республиканские государственные и муниципальные архивы, другие органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

П. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о государственной услуге

4. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляются российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем Министерства, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
5. Местонахождение Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и его почтовый адрес: 358000, г.Элиста, ул.Пушкина, 18.
6. Электронная почта: Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.
7. Телефоны структурного подразделения Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, предоставляющего государственную услугу: 8(84722) 4-04-24, (84722) 4-09-31. Факс: 8(84722) 4-04-24.
8. Информация о месте нахождения республиканских государственных архивов их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах (приложение № 1),
9. Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:
по телефону;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
при личном обращении граждан.
10. По телефону должностные лица Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
11. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не пре-вышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике СНГ или в адрес Росархива – для направления заявителю, проживающему в ином государстве.
12. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
13. Прием граждан осуществляется руководителем Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и другими должностными лицами по рабочим дням.

Основание для предоставления государственной услуги

14. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и иных организаций.
15. В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса:
о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усы-новлении, смерти, сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необхо-димых для исполнения запроса.
16. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия.

 

Условия и сроки предоставления государственной услуги

17. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель Министерства или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
18. Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива этот срок может быть продлен.
19. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах архивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.
20. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
21. Запросы, поступившие в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней с момента регистрации возвращаются в Росархив или в организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

22. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, получение ими льгот и компенсаций, исполняются организациями бесплатно.

III. Административные процедуры.

Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги

23. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Министерства:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
24. Организации, исполняющие запросы, получаемые от Министерства или непосредственно от заявителя, проживающего за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий (Приложения № 2, 3, 4).

Регистрация запросов и передача их на исполнение

25. Поступившие в Министерство из Росархива или МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы (заявления) регистрируются в структурном подразделении Министерства, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции и передаются в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
26. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
27. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству Министерства, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.

 

 

Анализ тематики поступивших запросов

28. Работники профильного структурного подразделения Министерства осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе по делам архивов РК Министерства образования, культуры и науки РК научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

29. По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течение 7 дней со дня регистрации Министерство направляет запросы или их копии со своим письмом по принадлежности:
в республиканские органы государственной власти;
в республиканские государственные архивы;
в муниципальные архивы;
в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
30. При необходимости, республиканские органы государственной власти, Министерство, республиканские государственные и муниципальные архивы, также могут направлять запросы на исполнение в соответствующие организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
31. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, Министерство направляет в соответствующие организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес Министерства.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

32. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направ-ляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.
Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для на-правления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
33. Министерство проставляют апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам подведомственным им архивов.
34. На документах, выдаваемых иными организациями, апо-стиль проставляют вышестоящие по подчиненности органы (если они имеют такое право) или органы республиканской регистрационной службы в установленном порядке.

Подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий

35. Одновременно с направлением запроса на исполнение в соответст-вующую организацию Министерство письменно уведомляет об этом Росархив, кроме запросов, направляемых в республиканские государственные и муниципальные архивы.
36. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Министерством, другими организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
37. В случае если запрос поступил из МИД России, ответы направляются непосредственно в его адрес.
38. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, осуществляется централизованно через Росархив.
39. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются организациями в Росархив.
40. В случае исполнения запроса несколькими организациями (п.31), все полученные от организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии, либо отрицательные ответы, Министерство с сопроводительным письмом направляет в Росархив.
41. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предъявлении доверенности оформленной в установленном порядке.
42. Рассмотрение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
43. Организации, исполняющие полученные от Министерства и непо-средственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов. По результатам организации готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
44. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, включаются в одну архивную справку. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «в тексте неразборчиво»). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью. Архивные справки должны оформляться на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется гербовой печатью, на ней проставляется номер и дата составления. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью и подписью руководителя организации.
45. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости, ответ заверяется гербовой печатью.
46. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
47. Проставление апостиля и отправка организациями архивных справок, архивных выписок и архивных копий осуществляется в соответствии с п.п. 32-41 Регламента.

Порядок и формы контроля за совершением действий и
принятием решений

48. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Регламентом Федерального архивного агентства.
49. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению госу-дарственной услуги и принятием решений осуществляется должностными лицами Министерства, ответственными за организацию работы по предос-тавлению государственной услуги.
50. Текущий контроль осуществляется путем проведения должно-стным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
51. Министерство осуществляет контроль за представлением государственной услуги республиканскими государственными и муниципальными архивами.
52. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Министерства.
53. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия.
54. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Министерства) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
55. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Министерства.
56. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании
настоящего Регламента

57. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.
58. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Министерства могут быть обжалованы:
руководителю Министерства;
и в судебном порядке.
59. Действия (бездействие) и решения республиканских государственных и муниципальных архивов могут быть обжалованы:
руководителю Министерства;
и в судебном порядке.
60. Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:
в вышестоящие по подчиненности организации;
в судебном порядке.
61. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, но которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись;
дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.
62. Руководитель Министерства:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя,
дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
63. Ответ на жалобу подписывается руководителем Министерства, его заместителями.
64. Ответ на жалобу, поступившую в Министерство, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
65. Письменная жалоба, поступившая в Министерство, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях руководитель Министерства вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
66. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
67. Министерство при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
68. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Министерства, иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Министерства. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Скачать весь документ полностью с приложениями Вы можете по нижеприведенной ссылке

Дополнительная информация