Главная Архивное дело Регламенты Административный регламент по предоставлению государственной функции «Рассекречивание документов Архивного фонда РК

Административный регламент по предоставлению государственной функции «Рассекречивание документов Архивного фонда РК

Оценить
(0 голоса)

УТВЕРЖДЕН
Приказом Министерства образования,
культуры и науки Республики Калмыкия
«___»_________________2009 г. №____

Административный регламент Министерства образования, культуры
и науки Республики Калмыкия по предоставлению государственной
функции «Рассекречивание документов Архивного фонда Республики Калмыкия»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по предоставлению Министерством образования культуры и науки Республики Калмыкия государственной функции по рассекречиванию документов Архивного фонда Республики Калмыкия (далее - Регламент), который определяет порядок рассмотрения на предмет рассекречивания (далее - рассекречивание) документов, созданных в процессе деятельности органов государственной власти и содержащие государственную и иную охраняемую законом тайну и находящихся на хранении в государственных архивах.

Нормативно-правовое регулирование исполнения государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;
- Степным Уложением (Конституцией) Республики Калмыкия от 05.04.1994;
- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральным законом от 10.01.1996 г. № 5-ФЗ «О внешней разведке»;
- Законом Республики Калмыкия от 07.07.1997. № 76-I-З «Об Архивном фонде Республики Калмыкия и архивах»
и других законодательными и нормативно- методическими актами, регулирующими работу по рассекречиванию документа (дела).

Исполнение государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляет Рабочая группа Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по рассекречиванию документов Архивного фонда Республики Калмыкия (далее – Рабочая группа Министерства).
4. В состав Рабочей группы Министерства входят не менее 7 (семи) членов рабочей группы из числа наиболее опытных специалистов министерства и архивных учреждений, имеющих допуск к работе с секретными документами.
Состав Рабочей группы утверждается приказом Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.
5. Рабочая группа Министерства организует свою работу с соблюдением требований охраны государственной и иных охраняемых законом тайн, содержащихся в документах Архивного фонда Республики Калмыкия с учетам интересов Российской Федерации и соблюдения прав человека.
6. Рабочая группа Министерства рассматривает в пределах своей компетенции критерии и порядок рассекречивании и продлении сроков засекречивания документов Архивного фонда Республики Калмыкия, утративших секретный характер по истечении установленных законодательством ограничительных сроков, а также необоснованно засекреченных; снятии других ограничений на использование документов.
7. Рабочая группа Министерства обеспечивает методическое руководство работой по рассекречиванию документов Архивного фонда Республики Калмыкия.
8. Министерство может привлекать по согласованию с должностными лицами республиканских органов государственной власти, в соответствии с полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, квалифицированных экспертов для проведения экспертных оценок документов, представленных в Рабочую группу Министерства.
9. Получать от экспертов по результатам экспертных оценок документов заключения по вопросу рассекречивания или продления сроков засекречивания дел (группы дел), документов.
10. Рассматривать на заседаниях Рабочей группы Министерства заключения экспертов для выработки согласованного решения о рассекречивании или продлении срока засекречивания архивных документов.
11. Осуществлять полное или частичное рассекречивание дел (документов), в необходимых случаях давать рекомендации о характере их использования.
12. Рассматривать на заседаниях Рабочей группы Министерства документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, отложившиеся в фондах архивов.

13. Рассматривать поступающие в адрес Рабочей группы Министерства запросы граждан, предприятий, учреждений, организаций, органов государственной власти Республики Калмыкия о рассекречивании документов, давать мотивированные ответы по существу запроса.
14. Информировать общественность о результатах своей работы.

Организация работы Рабочей группы Министерства

15. Заседания Рабочей группы Министерства проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год на основе годового плана работы Рабочей группы Министерства.
16. Руководители организаций, учреждений хранящих секретные документы ежегодно представляют в Рабочую группу Министерства предложения к сводному годовому плану рассекречивания документов Архивного фонда Республики Калмыкия.
17. Заседание Рабочей группы Министерства правомочно, если на нем присутствуют более половины ее членов от списочного состава, или имеются письменные заключения необходимого количества отсутствующих членов. Члены Рабочей группы Министерства участвуют в заседаниях Рабочей группы Министерства без права замены.
18. Рабочая группа Министерства принимает решение большинством голосов членов, входящих ее состав.
На заседания Рабочей группы Министерства могут приглашаться эксперты без права решающего голоса.
19. Заседания Рабочей группы Министерства протоколируются. Протокол Рабочей группы Министерства подписывается председателем Рабочей группы Министерства (его заместителем) или председательствующим на заседании, ответственным секретарем Рабочей группы Министерства.
Особое мнение члена Рабочей группы Министерства, голосовавшего против принятого решения, оформляется в виде справки и прилагается к протоколу. Документация Рабочей группы Министерства ведется в соответствии с установленным порядком ведения секретного делопроизводства.
20. Ответственный секретарь формирует повестку дня заседания Рабочей группы Министерства, осуществляет контроль за своевременной подготовкой материалов к заседанию, организует проведение заседаний и обеспечивает протоколирование.
21. Материалы к заседанию Рабочей группы Министерства предоставляются руководителям архивных учреждений, экспертам, ответственному секретарю Рабочей группы Министерства.
Члены Рабочей группы Министерства знакомятся с подготовленными материалами не позднее чем за 5 дней до заседания.

22. Рабочая группа Министерства принимает решение о рассекречивании (полном или частичном) дел (документов) или продлении срока засекречивания, возможном характере использования рассекреченных документов.
23. Выписки из протокола заседания Рабочей группы Министерства, перечни рассекреченных или не рассекреченных документов, их копии направляются в установленном порядке в организации, представившие Рабочей группы Министерства документы на рассекречивание, также другие архивные учреждения, где хранятся идентичные документы или их копии.
24. Решение Комиссии является обязательным для всех организаций, учреждений, имеющих на хранении секретные документы и является основанием для снятия грифа секретности и внесения изменений в учетные данные.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

25. В целях организации рассекречивания документов Заявители представляют в Министерство с сопроводительным письмом следующие документы:
- информацию о документах, подлежащих рассекречиванию (перечни, справки, обзоры), а также (при необходимости) копии документов, оформленные в установленном порядке.
- экспертные заключения о рассекречивании документа (дела) (Приложение № 1).
26. Результатом обращения Заявителя является:
- решение Рабочей группы Министерства о рассекречивании документа (дела) подписанное председателем и секретарем Рабочей группы Министерства после утверждения протокола заседания Рабочей группы Министерства Руководителем Министерства;
- решение Рабочей группы Министерства об отказе в рассекречивании документа (дела) подписанное председателем Рабочей группы Министерства и секретарем Рабочей группы Министерства после утверждения протокола заседания Рабочей группы Министерства Руководителем Министерства.
27. Срок исполнения государственной функции – в течение 2 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Министерство.
28. Критерии принятия решения об отказе в рассекречивании документа (дела):
- непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 25;
- ненадлежащее оформление представленных документов.
29. Об отказе в рассмотрении вопроса о рассекречивании документа (дела) министерство информирует Заявителя письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.

 

Порядок информирования об исполнении государственной функции

30. Местонахождение Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и его почтовый адрес: 358000, г.Элиста, ул.Пушкина, 18.
Электронная почта: Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.
Телефоны структурного подразделения Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, предоставляющего государственную услугу: 8(84722) 4-04-24, (84722) 4-09-31. Факс: 8(84722) 4-04-24.
31. График работы Подразделения Министерства:

понедельник - четверг  8.00 - 17.00
пятница  8.00 - 16.45
суббота - воскресенье  выходные дни

32. Информация об исполняемой Министерством государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Министерства, а также по телефону, электронной почте.
33. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:
- по телефону Подразделения Министерства;
- по письменным обращениям;
- посредством личного обращения в Подразделение Министерства.
34. При ответах на телефонные звонки сотрудник Подразделения Министерства подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
35. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Подразделения Министерства).
36. При информировании посредством личного обращения сотрудник Подразделения Министерства обязан принять Заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Подразделения Министерства.

 

37. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес Заявителя.
38. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента регистрации обращения.

Требования к удобству и комфорту места приема заявителей

39. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Подразделения Министерства на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 31).
40. В день назначенной встречи сотрудник Подразделения Министерства обязан заказать в установленном порядке пропуск Заявителю. По прибытии Заявителя в здание, где размещается Министерство, сотрудник Подразделения Министерства обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

III. Административные процедуры

41. Реализация государственной функции по рассекречиванию документа (дела) в себя следующие административные процедуры:
- принятие приказа о создании Рабочей группы Министерства по рассекречиванию документов Архивного фонда Республики Калмыкия и утверждение состава Рабочей группы Министерства;
- ежегодное утверждение Плана Рабочей группы Министерства по рассекречиванию документов Архивного фонда Республики Калмыкия;
- организация работ по рассекречиванию документа (дела);
- принятие решения о рассекречивании (полном или частичном)
дел (документов) или продлении срока засекречивания, возможном характере использования рассекреченных документов.

Прием и регистрация документов и передача их на исполнение

42. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник структурного подразделения Министерства, имеющий доступ к сведениям, содержащих государственную тайну и обеспечивающего прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
43. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Министерства, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме,
после чего документы направляются на рассмотрение Председателю Рабочей группы Министерства.
44. Председатель Рабочей группы Министерства совместно с секретарем Рабочей группы Министерства проверяет комплектность и правильность оформления документов.
При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления секретарь Рабочей группы Министерства готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции Министерства и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.
45. Секретарь Рабочей группы Министерства регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение Рабочей группы Министерства, и включает в повестку дня заседания Рабочей группы Министерства рассмотрение вопроса о рассекречивании документа (дела).
46. Секретарь организует экспертизу членами Рабочей группы Министерства, а также другими экспертами документов (дел), предлагаемых заявителями для рассекречивания.
47. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем Рабочей группы Министерства или его заместителем, но не может превышать более трех недель.
48. Заключения экспертов поступают к секретарю Рабочей группы Министерства, который с учетом полученных экспертных заключений готовит проект решения Рабочей группы Министерства и представляет их председателю Рабочей группы Министерства для визирования.
49. Председатель Рабочей группы Министерства визирует и передает полученные документы секретарю Рабочей группы Министерства для включения в повестку дня очередного заседания Рабочей группы Министерства.
50. Повестка дня очередного заседания Рабочей группы Министерства и весь комплекс рассматриваемых документов передаются председателю Рабочей группы Министерства, членам Рабочей группы Министерства, экспертам не позднее, чем за 7 дней до заседания.
51. Протокол и решение Рабочей группы Министерства о рассекречивании подписывается председателем Рабочей группы Министерства и секретарем Рабочей группы Министерства, утверждается Руководителем Министерства.
Решение заверяется гербовой печатью.
52. Секретарь Рабочей группы Министерства:
- на основании решения Рабочей группы Министерства направляет Заявителю выписку из протокола заседания Рабочей группы Министерства о принятии решения о рассекречивании (полном или частичном) дел (документов) или продлении срока засекречивания, возможном характере использования рассекреченных документов.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента

53. Организации (либо их представитель) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно к Руководителю Министерства или его заместителю.
54. В письменной жалобе указываются:
- полное наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);
- почтовый адрес;
- предмет жалобы;
- подпись;
- дата.
55. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.
56. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применении мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.
57. В организацию направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
58. Обращение организаций считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.
59. Если организация не удовлетворена решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Калмыкия по адресу: ул.Пушкина, д. 18, Элиста, 358000.

Скачать документ с приложениями Вы можете по нижеприведенной ссылке

Дополнительная информация