Главная Архивное дело Деятельность Справка об итогах проверки деятельности Архивных отделов Администраций Ики-Бурульского, Кетченеровского, Приютненского, Яшкульского и Юстинского РМО

Справка об итогах проверки деятельности Архивных отделов Администраций Ики-Бурульского, Кетченеровского, Приютненского, Яшкульского и Юстинского РМО

Оценить
(0 голоса)

Справка об итогах проверки деятельности Архивных отделов
Администраций Ики-Бурульского, Кетченеровского, Приютненского,
Яшкульского и Юстинского РМО

 Целью проверки архивных отделов Администраций РМО (далее Архивный от­дел) являлся контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Рос­сийской Федерации на территории Ики-Бурульского, Кетченеровского, Приютненского, Яшкульского, Юстинского муниципальных образований.
Предметом проверок стали:
- нормативные правовые акты, принятые в РМО по вопросам архивного дела за период с 2008 по 2010 годы;
- формирование архивных фондов и проблемы комплектования архивов;
- состояние сохранности архивных фондов и архивных документов Респуб­лики Калмыкия;
- оказание муниципальных услуг (функций);
- мониторинг выполнения плановых показателей за период с 2008 по 2010 годы;
- оснащенность архивов специализированным оборудованием, оргтехникой.
В своей деятельности Архивные отделы РМО руководствуются следующими законодательными, нормативными правовыми документами:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Россий­ской Федерации»;

- Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов;
- Закон Российской Федерации от 18.11.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»;
- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»;
- Федеральный закон от 12.01.1991 № 5-ФЗ «О ветеранах»;
- Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инва­лидов в РФ»;
- Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»;
- Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Рос­сийской Федерации»;
- Федеральный закон от 15.12.2001 № 166-ФЗ «О государственном пенсион­ном обеспечении в российской Федерации»;
- Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 04.03.2002 № 21-ФЗ «О дополнительном ежемесяч­ном материальном обеспечении граждан РФ за выдающиеся достижения и особые заслуги перед РФ»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения об­ращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставле­ния государственных и муниципальных услуг»;
- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопро­сах в области архивного дела в Республике Калмыкия»;
- Закон Республики Калмыкия от 20 декабря 2005 г. № 247 – III-З «О наде­лении органов местного самоуправления отдельными государственными полномо­чиями Республики Калмыкия в области архивного дела»;
- Закон Республики Калмыкия от 20 февраля 1996 г. № 40-IЗ «Об обязательном бесплатном экземпляре документов Республики Калмыкия»;
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Фе­дерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, ком­плектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Фе­дерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архи­вах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14 мая 2007 года);

- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в про­цессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Кол­легии Росархива от 06.02.2002);

 - и иными законодательными и нормативными правовыми актами.
Архивные отделы Администраций РМО осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным пунктом 16 статьи 15 главы 3 Федерального закона от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а именно «формирование и содержание муниципаль­ного архива, включая хранение архивных фондов поселений», а также пунктом 3 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации.
К полномочиям муници­пального образования в области архивного дела относятся:
1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, биб­лиотек;
б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее – муниципальные организации);
2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муни­ципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Рос­сийской Федерации, иных муниципальных образований.
В целях реализации полномочий в области архивного дела органы местного самоуправления приняли Положения об Архивных отделах Администраций РМО:
- АО Ики-Бурульской Администрации РМО (распоряжение от 15.08.2001 г. № 5);
- АО Кетченеровской Администрации РМО (распоряжение от 01.02.2011г. № 37);
- АО Приютненской Администрации РМО (распоряжение от 24.08.2006 г. № 53);
- АО Юстинской Администрации РМО (распоряжение от 20.01.2010 г. № б/н);
- АО Яшкульской Администрации РМО (распоряжение от 05.06.2003 г. № 54).
В соответствии с положениями Архивные отделы являются структурными подразделениями Администраций РМО без прав юридического лица, имеют про­стую круглую печать, бланки и штампы установленного образца со своим наимено­ванием. Финансовое обеспечение деятельности архивных отделов осуществляется за счет средств бюджета районного муниципального образования. Финансирование деятельности архивных отделов по исполнению отдельных государственных полно­мочий Республики Калмыкия осуществляется за счет и в пределах средств, переда­ваемых в виде субвенций из республиканского бюджета.
Необходимо отметить, что на территории республики ни в одном районе не созданы муниципальные ар­хивы и Архивные отделы выполняют функции муниципального архива.
Основной задачей архивных отделов является формирование архивных фон­дов на основе архивных документов организаций – источников их комплектования. Ежегодно списки организаций пересматриваются и утверждаются распоряжениями Глав РМО. В соответствии с Регламентом государственного учета документов Ар­хивного фонда Российской Федерации раз в 3 года проводится паспортизация ве­домственных, государственных (муниципальных) архивов. Паспортизация, проводимая в 2007 и 2010 году, показала, что число организаций в ряде районов уменьшилось в связи с ликвидацией организаций.

Наименование АО

Данные по со­стоянию на 01.12.2006

Данные по со­стоянию на 01.12.2009

Ежегодное обра­зование дел
тыс. ед.хр.

Ики-Бурульский АО

30

28

136/134

Кетченеровский АО

28

24

121/114

Приютненский АО

22

22

273/273

Юстинский АО

34

28

205/156

Яшкульский АО

40

35

130/115

Объем документооборота уменьшился:
- в 2006 г. – 865 дел;
- в 2009 г. – 789 дел.
По данным паспортизации ведомственных архивов количество номенклатура дел в 2009 году ниже, чем по сравнению с 2006 годом на 0,9%, так на 01 декабря 2006 – 147 (95%); на 01 декабря 2009 – 137 (96 %).
Осуществление планомерного и качественного комплектования непосредственно зависит от степени подготовленности документов к передаче на муниципальное хранение.
По данным паспортизации ведомственных архивов полностью подготовили документы к передаче на муниципальное хранение:
на 1 декабря 2006 – 68 организаций из 154, что составляет 0,44 %;
на 1 декабря 2009 – 24 из 137, что составляет 0,17 %.
Количество дел, хранящихся в организациях сверхустановленного срока увеличилось. Если по состоянию на 1 декабря 2006 г. количество дел сверхустановленного срока составляло 1289 ед.хр., то на 1 декабря 2009 г. количество дел насчитывается 1626 ед.хранения. Это связано со значительным сокращением приёма дел на муниципальное хранение из–за отсутствия в архивах свободных площадей.
Организация ведомственного хранения документов оказывает существенное влияние на полноценное комплектование муниципальных архивов. Анализ итогов паспортизации ведомственных архивов позволяет сделать вывод о том, что состояния хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов ухудшается ввиду отсутствия должного внимания со стороны руководителей организаций, которые не решают проблемы обеспечения сохранности архивных документов, их своевременного упорядочения и подготовке к передачи документов на муниципальное хранение, выделения помещений для ведомственного архива, штатных сотрудников. В учреждениях отсутствуют штатные работники архивов. Исключение составляют ЦРБ Ики-Бурульского (0,5 ставки) и Кетченеровского (1 шт. работник) РМО.
Паспортизация ведомственных архивов, несомненно, позволяет улучшить состояние ведомственного хранения документов и делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятиях. В ходе паспортизации выявляются организации, на которые необходимо обратить первостепенное внимание при планировании работы муниципальных архивов на очередной год.
Архивные документы по истечению установленного статьей 22 ФЗ № 125 срока временного хранения должны поступать в упорядоченном состоянии на му­ниципальное хранение, а именно:
- федеральные территориальные ОИВ и организации – 15 лет (по договору);
- республиканские – 10 лет (в соответствии с переданными полномочиями РК);
- муниципальные - 5 лет.
Однако Архивные отделы не в состоянии осуществлять плановый прием до­кументов ввиду отсутствия резерва архивных площадей и архивных полок. Прием осуществляется только от ликвидированных организаций, учреждений, предпри­ятий.
Загруженность архивохранилищ составляет:
- Ики-Бурульский и Юстинский архивные отделы - 100 %;
- Приютненский АО - 90%;
- Яшкульский АО – 97 %.
Несмотря на загруженность архивохранилищ за 2008-2010 годы АО приняли на муниципальное хранение 3750 единиц хранения, в т.числе:

 

Ики-Бурульский

Кетченеровский

Приютненский

Юстинский

Яшкульский

 

 

ВСЕГО

 документов постоянного срока хранения

611

234

344

131

448

1768

документов по личному со­ставу

272

4

225

863

514

1878

документов личного про­исхождения

7

0

0

0

0

7

 фотодокумен­тов

56

0

15

10

16

97

 ИТОГО:

946

238

584

1004

978

3750

По состоянию на 01.01.2011 г. общий объем архивных документов, находя­щихся на хранении в РМО, составляет 204506 ед.хранения, в том числе в рассматри­ваемых РМО объем архивных документов составляет 66607 единиц хранения:

 

документов по­стоянного срока хранения

документов по личному составу

Документов
личного проис­хождения

фотодокументов

кинофонодоку­ментов

 

ВСЕГО

Республикан­ская собствен­ность

Муниципальная собственность

Ики-Бурульский

6653

4787

43

396

-

11741

4920

6821

Кетченеровский

7533

2051

-

460

 

10044

6435

3609

Приютненский

10951

5684

74

546

11

17163

11156

6007

Юстинский

7938

3116

-

214

-

11131

8114

3017

Яшкульский

9675

6180

17

278

-

16168

8829

7339

 ИТОГО:

 

 

 

 

 

66247

39454

26793

Важнейшим направлением деятельности архивных учреждений республики является сохранность архивных документов, архивных фондов Республики Кал­мыкия, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации и относящихся к информационным ресурсам.
В соответствии с установленными требованиями по обеспечению сохранности архивных документов необходимо создать нормативные условия, которые обеспе­чиваются:
- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
- созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, тем­пературно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
- применением специальных средств хранения и перемещения архивных до­кументов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).
Ики-бурульский, Приютненский, Юстинский Архивные отделы размещены в зданиях администраций РМО. Кетченеровский АО уже более 5 лет размещается в здании военкомата. Данное здание не соответствует требова­ниям, предъявляемые к архивам. Стеллажей катастрофически не хватает. Архивные документы лежат на подоконниках, шкафах и на полу. Здание не отапливается.
Яшкульский АО размещен в отдельном здании, который также не отапливается. В связи с чем ухудшается физическое состояние архивных документов.
Рассмотрим таблицу о соблюдении в архивохранилищах нормативных требова­ний.
Обеспечение сохранности архивных документов

Архивные
отделы РМО

Ики-Бурульский

Кетченеровский

Приютненский

Юстинский

Яшкульский

Оснащение ар­хивохранилищ охранной сигна­лизацией

-

-

+

+

+

Оснащение архи­вохранилищ по­жарной сигнали­зацией

-

-

-

-

-

Наличие огнетушителей

2

2

2

2

2

Оснащение сис­темой видеонаб­людения

-

-

-

-

-

Температурно-влажностный режим

-

-

-

-

-

Световой режим

шторы,
плафоны

шторы,
плафоны

жалюзи, плафоны

жалюзи, плафоны

шторы, плафоны

В соответствии с нормативными требованиями архивохранилища должны быть оснащены специализированными стеллажами, архивными коробами (папками), что обеспечивает соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, а также способствует своевременной эвакуации документов в период ЧС и в военное время.

Архивные
отделы РМО

Ики-Бурульский

Кетченеровский

Приютненский

Юстинский

Яшкульский

Оснащение ар­хивохранилищ стеллажами, в т.ч. (пог.м.):

 

 

 

 

 

- металлические

110

101,24

229

147,4

108

- деревянные

-

-

216

-

8

- смешанные

18

-

465

32,4

32

Итого:

128

101,24

910

179,8

148

Таблица оснащенности архивохранилищ коробами (папками)

Архивные
отделы РМО

ВСЕГО

Закартонировано

%

Ики-Бурульский

11879

4021

33 %

Кетченеровский

10044

0

-

Приютненский

17266

5021

29 %

Юстинский

11268

0

-

Яшкульский

16150

1277

7,9 %

ИТОГО:

66607

10319

15 %

Архивные документы подлежат государственному учету. Во всех пяти АО ведутся основные и вспомогательные учетные документы.
- Паспорт архива;
- паспорта архивохранилищ;
- книга учета поступлений документов;
- список фондов;
- реестр описей дел, документов;
-описи дел, документов и т.д.
Одним из важных направлений деятельности архивных учреждений является работа по предоставлению информационных услуг пользователям и использованию архивных документов, осуществлению информационного обеспечения республиканских органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан.
В последнее время принятие ряда новых федеральных и региональных нормативных правовых актов по вопросам пенсионного обеспечения и социальной защиты граждан привело к увеличению числа обращений граждан, носящих социально-правовой характер, поэтому исполнение запросов социально-правового характера отнимает у архивистов большое количество рабочего времени. Загруженность заведующих архивами исполнением запросов граждан вызывает ряд проблем. Приходится реже осуществлять выезды в хозяйства и учреждения, проводить научно-техническую работу по упорядочению документов, проводить работы по обеспечению сохранности документов, оказывать методическую и практическая помощь учреждениям и организациям республики по вопросам делопроизводства и архивного дела. Вместе с тем в районах предстоит значительный комплекс работ по обработке документов организаций и учреждений.
Число запросов социально-правового характера, поступивших от граждан России и ближнего зарубежья (Украина, Белоруссия, Узбекистан, Казахстан) в архивные отделы РМО за последние 3 года, т.е. за период с 2008 по 2010 гг. составило 45958, в том числе с положительным результатом исполнено 41822 запросов. Из них архивными отделами Ики-Бурульского, Кетченеровского, Приютненского, Яшкульского и Юстинского РМО исполнено 12549 запросов. Увеличивается число запросов, исполненных с положительным результатом, от 62 до 91%. В некоторых муниципальных архивах процент положительных ответов достиг до 91%.


Архивные
отделы РМО

Ики-Бурульский

Кетченеровский

Приютненский

Юстинский

Яшкульский

Количество исполненных запросов социально-правового характера

2753

2777

3044

1774

2201

Количество исполненных тематических запросов и запросов органов власти

96

160

131

67

36

Организация выставок

2

3

9

2

9

Публикация статей

2

2

9

3

3

Проведение уроков, экскурсий, встреч, бесед

5

2

8

7

2

Количество пользователей в читальных залах (рабочих комнатах)

33

52

61

11

70

Количество пользователей архивной информацией

3637

3348

5457

2005

5229

Количество документов, выданных пользователям

9267

8290

11217

9116

10701

Тематика значительной их части связана с подтверждением трудового стажа, размеров среднемесячной зарплаты, о награждении государственными наградами, почётными званиями и грамотами, об имущественных и трудовых правах.
Всего за период с 2008 по 2010 гг. архивными отделами Ики-Бурульского, Кетченеровского, Приютненского, Яшкульского и Юстинского РМО проведено 68 информационных мероприятий: подготовлены 25 выставок документов и материалов, опубликованы 19 статей на страницах республиканской и районных газет, посвящённые памятным датам истории России и Калмыкии - 90-летию государственной архивной службы России, 400-летию добровольного вхождения калмыцкого народа в состав Российского государства, 90-летию ВЛКСМ, 65-летию освобождения г.Сталинграда, 65-летию освобождения территории Калмыкии от немецко-фашистских оккупантов, ко дню депортации калмыцкого народа, 65 годовщине Победы в Великой Отечественной войне, 70-летию Приютненского и Юстинского районов. На эту же тематику специалистами данных архивных отделов РМО проведены 24 школьных уроков, экскурсий, встреч и бесед.
Также за данный период муниципальными архивами было организовано обслуживание пользователей в читальных залах (рабочих комнатах). Количество пользователей, работавших в читальных залах (рабочих комнатах) Ики-Бурульского, Кетченеровского, Приютненского, Яшкульского и Юстинского РМО составило -227.
Всего количество пользователей архивной информацией в рассматри­ваемых архивных отделах РМО составило в общей сложности - 19676. Выдача документов пользователям составило 48591.
Сохранение архивных документов, обеспечение доступа к ним относится к приоритетным направлениям государственной политики в области архивного дела. Сегодня муниципальные архивы Республики Калмыкия имеют уникальный информационный массив до­кументов по истории малой Родины с 1939 г. по настоящее время.
На современном этапе общество и государство ставят перед архивами задачи по улучшению ка­чества предоставления государственных (муниципальных) услуг и создания условий, соответствую­щих нормативным требованиям, предъявляемым к обеспечению сохранности доку­ментов Архивного фонда Российской Федерации:
- создание условий, отвечающих современным нормативным требованиям, предъявляемым к обеспечению сохранности документов Архивного фонда Россий­ской Федерации (современные системы противопожарной безопасности, пожароту­шения; системы циркуляции воздуха и поддержания температурно-влажностного режима; система видеоконтроля);
- формирование Архивного фонда Российской Федерации на территории Респуб­лики Калмыкия, т.е. организация работы с территориальными федеральными органами исполнительной власти, федеральными учреждениями, республиканскими органами исполнительной власти и управления, с органами местного самоуправле­ния и иными организациями по вопросам архивного дела, делопроизводства и доку­ментооборота;
- организация работы с электронными документами с момента их создания и до передачи их на государственное хранение;
- оцифровка архивных документов;
- организация приема документов независимо от формы собственности на госу­дарственное хранение, в особенности документов ликвидированных организа­ций;
- принятие мер по технической защите информации;
- предоставление государственных услуг по всестороннему использованию архивных документов в целях обеспечения доступа пользователей к ретроинформа­ции и недопущении фальсификации истории;
- социальная защита прав граждан, связанных с пенсионным обеспечением, имущественными правами и др.;
- ведение государственного учета документов архивного фонда Республики Калмыкия, в т.ч автоматизированного (ПК «Архивный фонд» и «Фондовый ката­лог»);
- иные задачи, требующие решения.
Выполнить поставленные задачи на муниципальном уровне проблематично. В первую очередь это связано с технической оснащенностью архивных отделов.
В проверяемых архивах имеются:

 

компьютер

принтер

ксерокс

сканер

Ики-Бурульский

+

+

-

-

Кетченеровский

+

+

+

-

Приютненский

+

+

+

-

Юстинский

-

+

-

-

Яшкульский

монитор

-

-

-

 
Имеющаяся компьютерная техника только в Ики-Бурульском и Приютненском РМО позволяет вести государственный автоматизированный учет документов (ПК «Архивный фонд» и ПК «Учреждение - источники комплектования».
Работы по оцифровке архивных документов не ведутся ввиду отсутствия необходимого оборудования и специалистов-программистов.
Говоря о кадрах отметим, что только в Ики-Бурульском районе работает специалист с профессиональным образованием.

Архивные
отделы РМО

Всего работников в муниципальных архивных учреждениях

 

Из них:

Образование

Общий стаж работы

Руководителей

специалистов

руководитель

специалист

Ики-Бурульский

 

2

 

1

 

1

руководитель- высшее;
специалист - высшее

34

2

Кетченеровский

 

2

 

-

 

2

руководитель- высшее;
специалист -среднее специальное

6

14

Приютненский

1

-

1

высшее

-

8

Юстинский

1

1

-

высшее

14

-

Яшкульский

1

1

-

высшее

3

-

В 3-х РМО (Приютненский, Юстинский и Яшкульский) до настоящего времени не решен вопрос со второй единицей, которая должна содержаться за счет субвенции, выделяемой из республиканского бюджета для организации работы с архивными документами, относящейся к республиканской собственности. Должность ведущего специалиста должна была ввестись в соответствии с Законом Республики Калмыкия от 20 декабря 2005 г. № 247 – III-З «О наде­лении органов местного самоуправления отдельными государственными полномо­чиями Республики Калмыкия в области архивного дела».
В связи с имеющимися случаями подписания архивных справок специалистами архивов (главными, ведущими) органы пенсионного обеспечения, судебные органы не принимают архивные справки. И это правильно, т.к. существует порядок оформления и предоставления архивных документов.
Информируем, что в соответствии с пунктом 5.9.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 архивные справки, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления). Архивные справки, предназначенные для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления).
Статьей 3 Закона Республики Калмыкия от 18 ноября 2009 г. № 148- IV-З «О некоторых вопросах правового регулирования муниципальной службы в Республике Калмыкия» определена классификация должностей муниципальной службы Республики Калмыкия. Категория «руководители» классифицируется как должности «руководителей и заместителей руководителей органов местного самоуправления муниципального образования Республики Калмыкия и их структурных подразделений, замещаемые на определенный срок полномочий или без ограничения срока полномочий».

 В целях недопущения нарушений законодательных, нормативных правовых актов в области архивного дела рекомендуем руководителям администраций РМО:
- рассмотреть вопрос о состоянии развития архивного дела в РМО;
- принять меры по обеспечению сохранности архивных документов и архивного фонда Республики Калмыкия и других документов;
- создать нормативные условия для длительного хранения архивных документов;
- при формировании бюджета на 2012 год учесть расходы на укрепление материально-технической базы Архивных отделов РМО.
- приобрести компьютеры, с соответствующими техническими характеристиками;
- рассмотреть вопрос о выделении 2-й штатной единицы (Приютненский, Юстинский, Яшкульский) для организации работ с архивными документами, относящихся к республиканской собственности.

Дополнительная информация